Entgelttransparenz im Wandel: EU-Regelungen zur Vergütung rücken in den Umsetzungsfokus

von RA Marlene Wachter und RAA Carlos Kammerlander

Mit der Entgelttransparenz-Richtlinie (RL [EU] 2023/970) versucht der europäische Gesetzgeber Rahmenbedingungen zu schaffen, die dem Gender Pay Gap entgegenwirken. Die Umsetzung der Richtlinie ist in Österreich (und in den meisten anderen EU-Mitgliedstaaten) bislang noch nicht erfolgt. Dies bedeutet für Unternehmen jedoch nicht, dass sie noch keine Verpflichtungen aus der Richtlinie treffen.

Unabhängig vom nationalen Umsetzungsstand sind Arbeitgeber:innen außerdem gut beraten, die Vorgaben der Richtlinie nicht ausschließlich als große, nicht zuletzt bürokratische Herausforderung zu betrachten, sondern auch die damit verbundenen Chancen zu nutzen. Dazu zählt insbesondere der Aufbau transparenter, nachvollziehbarer und fairer Gehaltsstrukturen, die langfristig zur Mitarbeiterzufriedenheit und zur Stärkung der Arbeitgeberattraktivität beitragen können.

In unserem Leitartikel beleuchten wir die wesentlichen Inhalte der Richtlinie, die praktischen Auswirkungen für Arbeitgeber:innen sowie den daraus resultierenden Handlungsbedarf.

1. Gründe für die Einführung der Richtlinie

Der Grundsatz „Gleicher Lohn für gleiche Arbeit“ ist ein seit langer Zeit verfolgtes Ziel und auch als rechtliche Vorgabe vielfach verankert. Dennoch bestehen in der EU weiterhin erhebliche Einkommensunterschiede zwischen Frauen und Männern. In Österreich liegt der der Gender Pay Gap weit über dem EU-Durchschnitt bei 17,6% (Eurostat 2024). Nach Ansicht des europäischen Gesetzgebers liegt dies nicht zuletzt daran, dass Gehaltsstrukturen in vielen Unternehmen wenig transparent sind und Arbeitnehmer:innen häufig gar nicht beurteilen können, ob sie diskriminierend entlohnt werden. Die Entgelttransparenz-Richtlinie soll dieses Informationsgefälle beseitigen und verfolgt das Ziel, die Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Frauen und Männer durch Transparenzmechanismen und verbesserte Rechtsdurchsetzung zu stärken.

2. Richtlinienbedingte Neuerungen im Überblick

2.1. Transparenz bereits im Bewerbungsverfahren

Arbeitgeber:innen müssen Bewerbern künftig bereits vor dem Vorstellungsgespräch Informationen über das Einstiegsentgelt oder die Gehaltsspanne zur Verfügung stellen. Außerdem dürfen sie Bewerber nicht mehr nach ihrem bisherigen Entgelt fragen.

Für Arbeitgeber:innen empfiehlt es sich daher, bestehende Recruiting-Prozesse zu überprüfen. Insbesondere muss sichergestellt werden, dass für vergleichbare Positionen nachvollziehbare Gehaltsbänder bestehen und Gehaltsentscheidungen anhand objektiver Kriterien gefällt und entsprechend dokumentiert werden.

Darüber hinaus sollten Bewerbungsgespräche möglichst strukturiert geführt und in wesentlichen Punkten aufgezeichnet werden. Dabei können beispielsweise standardisierte Interviewleitfäden helfen. In der Praxis kann es zudem sinnvoll sein, Bewerbungsgespräche nach dem Vier-Augen-Prinzip zu führen. Dies erleichtert im Streitfall den Nachweis, welche Themen tatsächlich besprochen wurden und dass etwa keine unzulässigen Fragen gestellt wurden.

2.2. Auskunftsansprüche von Arbeitnehmer:innen

Arbeitnehmer:innen erhalten künftig umfassende Informationsrechte. Arbeitgeber:innen müssen die Kriterien offenlegen, die für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe und der beruflichen Entwicklung herangezogen werden. Darüber hinaus normiert die Entgelttransparenz-Richtlinie einen individuellen Auskunftsanspruch über das eigene Entgelt sowie über die durchschnittlichen Entgeltniveaus von Arbeitnehmer:innen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten – jeweils aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Die Informationen sind in verständlicher Form bereitzustellen. Außerdem müssen Arbeitgeber:innen den Arbeitnehmer:innen jährlich über ihre Rechte und über die zu deren Geltendmachung notwendigen Schritte informieren.

Vertragsklauseln, die Arbeitnehmer:innen daran hindern, Informationen über ihr Entgelt offenzulegen, sind nicht mehr zulässig.

Arbeitgeber:innen sind demnach künftig mehr in der Pflicht, Gehaltsunterschiede sachlich begründet und entsprechend dokumentiert darlegen zu können. Fehlt eine entsprechende Dokumentation, kann es im Nachhinein schwierig sein, die Gründe für unterschiedliche Entgelte nachzuvollziehen. Dies gilt insbesondere bei individuellen Gehaltsvereinbarungen, Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder Bonusentscheidungen.

Daher sollten Stellenbeschreibungen, Funktionsprofile und Gehaltsstrukturen möglichst einheitlich ausgestaltet werden. Gehaltsunterschiede müssen identifiziert und auf deren Begründbarkeit überprüft werden.

Eine transparente und nachvollziehbare Vergütungsstruktur erleichtert nicht nur die Erfüllung künftiger Auskunftspflichten, sondern erhöht auch die Akzeptanz von Gehaltsentscheidungen innerhalb des Unternehmens. Außerdem bringen derartige Standards administrative Erleichterungen mit sich.

2.3. Berichtspflichten für Unternehmen

Mit der Entgelttransparenz-Richtlinie werden auch neue Berichtspflichten eingeführt. Größere Unternehmen ab 100 Arbeitnehmer:innen müssen künftig regelmäßig Informationen über geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede veröffentlichen. Zu diesem Zweck haben Mitgliedsstaaten eine Stelle zu benennen, die mit der Überwachung und Unterstützung der Richtlinie betraut ist.

Zeigt sich ein geschlechtsspezifischer Entgeltunterschied von zumindest 5 %, der nicht durch objektive und geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann, sind Arbeitgeber:innen zur Beseitigung der Differenz verpflichtet. Falls dies nicht erfolgt, muss gemeinsam mit Arbeitnehmervertreter:innen eine gemeinsame Entgeltbewertung durchgeführt werden. Die Berichtspflichten werden abhängig von der Unternehmensgröße stufenweise eingeführt.

Um derartigen Berichtspflichten mit vertretbarem Aufwand nachkommen zu können, müssen die erforderlichen Daten in ausreichender Qualität vorhanden sein bzw. müssen bestehende Personalverwaltungssysteme die notwendigen Auswertungen ermöglichen. Daher sollten vorhandene Daten und Systeme auf deren Tauglichkeit überprüft werden.

Die vorhandenen Daten sind insbesondere darauf zu prüfen, ob unter den verschiedenen Arbeitnehmer:innen Vergleichsgruppen gebildet werden können. Die Richtlinie knüpft nämlich nicht an formale Stellenbezeichnungen, sondern an gleiche oder gleichwertige Arbeit an. Arbeitgeber:innen sollten spätestens jetzt analysieren, welche Dienstnehmergruppen miteinander vergleichbar sind und anhand welcher Kriterien diese Zuordnung erfolgt. Werden geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede festgestellt, so sind derartige Unterschiede anhand objektiver Kriterien wie Berufserfahrung, Qualifikation, Verantwortungsbereich oder besondere Leistungen zu rechtfertigen. Entscheidend ist dabei, dass diese Kriterien nachvollziehbar dokumentiert und konsistent angewendet werden.

Eine frühzeitige Analyse bestehender Vergütungsstrukturen bietet zudem die Möglichkeit, sachlich nicht gerechtfertigte Unterschiede bereits vor Inkrafttreten der Berichtspflichten zu erkennen und zu bereinigen. Dadurch können spätere Anpassungskosten und Reputationsrisiken reduziert werden. Im Übrigen können solche Maßnahmen Synergieeffekte mit sich bringen, da transparente und nachvollziehbare Vergütungssysteme auch die Positionierung des Unternehmens als attraktive:r Arbeitgeber:in stärken können.

2.4. Konsequenzen bei Verstößen

Zur besseren Durchsetzung der den Arbeitnehmer:innen durch die Entgelttransparenz-Richtlinie eingeräumten Rechte trifft Arbeitgeber:innen in Verfahren wegen behaupteter Entgeltdiskriminierung künftig eine verschärfte Beweislast. Diese müssen nachweisen, dass kein Verstoß gegen den Grundsatz des gleichen Entgelts vorliegt.

Außerdem können Arbeitnehmer:innen umfassende Schadenersatzansprüche geltend machen, wenn ihnen im Zusammenhang mit der Verletzung der Rechte oder Pflichten aus dem Grundsatz des gleichen Entgelts ein Schaden entstanden ist.

Die Mitgliedstaaten sind außerdem verpflichtet, wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen vorsehen. Dazu können auch Geldbußen zählen.

3. Fehlende nationale Umsetzung – Schonfrist für Unternehmen?

Die fehlende Umsetzung der Entgelttransparenz-Richtlinie in Österreich bedeutet nicht, dass Unternehmen derzeit noch keine Verpflichtungen treffen. Es ist davon auszugehen, dass einzelne Vorgaben der Richtlinie bereits heute über unmittelbar anwendbare Bestimmungen der Charta der Grundrechte der Europäischen Union sog. horizontale Wirkung entfalten und dementsprechend Arbeitgeber:innen verpflichten und Arbeitnehmer:innen berechtigen können.

Eine horizontale Anwendbarkeit ist insbesondere in Bezug auf die Bildung von Vergleichsgruppen und die Auskunftsrechte der Arbeitnehmer:innen wahrscheinlich. Daraus abgeleitet spricht auch Vieles dafür, dass die in der Richtlinie vorgesehenen Sanktionen und die Beweislastumkehr vorwirken. Demgegenüber gelten die Berichtspflichten nach der Entgelttransparenz-Richtlinie erst ab 7.6.2027; ohne nationale Umsetzungsvorschriften ist außerdem offen, an welche Stelle zu berichten ist. Verwaltungsstrafen sind ohne nationale Umsetzung jedenfalls nicht möglich.

4. Fazit

Die Entgelttransparenz-Richtlinie wird die Vergütungspraxis vieler Unternehmen nachhaltig verändern (müssen). Ziel der Reform ist nicht die Vereinheitlichung von Gehältern, sondern die Schaffung nachvollziehbarer und diskriminierungsfreier Entgeltstrukturen.

Für Arbeitgeber:innen empfiehlt es sich daher, bestehende Vergütungssysteme zu analysieren, Kriterien für Gehaltsunterschiede zu dokumentieren und interne Prozesse auf die kommenden Transparenzpflichten vorzubereiten. Unternehmen, die rechtzeitig reagieren, können nicht nur rechtliche Risiken reduzieren, sondern auch Vertrauen und Fairness innerhalb der Belegschaft stärken. Auch ohne nationale Umsetzung entfalten manche Regelungen der Richtlinie wohl auch schon vorab sog. horizontale Wirkung und verpflichten Arbeitgeber:innen zur Entgelttransparenz.